ゼロから始めるアナログ体制からの社内IT化やWEB化の手順と題しまして前回の大まかな内容から今回は個別に踏み込んだ内容をご紹介してまいります。実際に弊社、千代田区と目黒区で集客特化ホームページ制作を行っておりますレオリンクが使用してみての感想も含まれていますのでご参考にしてみてください。

変えやすく効果が出やすいところから社内IT化やWEB化を進める

 
タイトルにもありますように「アナログ体制からの」という事で御社様が進んでいる箇所はスルーしてしまってください。
あくまでもこれからであったり、いま進めようとしているけど合っているか自信がない。という企業様に向けた内容となっております。

WEB会議・オンライン会議システムの導入

周りがリモート、オンラインで会議をする中で御社様だけがひざを突き合わせてが前提。などという事をしてしまいますと相手様の奪わなくていい時間を奪うようになってしまいます。
営業さんが沢山の交通費とコロナ羅漢リスクを抱えて1日4件しか回れなかったところをWEB会議・オンライン会議システムの導入だけで交通費ゼロ円で1日8件商談を入れる事が出来ます。

具体的には【ZOOM】【Teams】【Google Meet】【Skype】を一通り導入しておき、クライアントに合わせ使用頻度が高いものを有料プランにするとよいかと思います。
使い勝手は突き詰めなければどれも一緒、シェアはZOOMがTOP。
ですので弊社は主催の場合は有料ZOOM、あとは無料プランで対応しています。

チャットルール・タスク管理ツールの導入

進捗報告会議やホワイトボード、個々へのヒアリングで確認していた商談や作業の進捗状況も誰がどこにいてもスマホやPCから確認が出来、リアルタイムで進捗を入力することも可能になります。

メールでいいんじゃないの？
と思われますが送信してしまうと誤字脱字の修正や追記、削除が出来ないメールよりもチャットルールの方が上記対応も出来ますので非常にスムーズです。

具体的には【チャットワーク】【Slack】の2つを導入し【Skype】【LINE WORKS】があれば更に対応範囲は広がると思います。
ひとつの取引先と複数のプロジェクトを同時進行させる場合は【Slack】を。
通常のやり取りであれば【チャットワーク】【LINE WORKS】。
社内の従業員同士であれば【Skype】と用途に応じて使い分けるのがいいと思います。

参加メンバーであれば出先や自宅で直ぐに確認と参加が出来るのでデスクワークのお仕事であれば出社する必要性が基本なくなります。

良く戴く質問として「従業員が何をやっているか分からなくなってしまうのが不安」というお悩みを戴きます。
120%分かりますのでご安心ください。
社長様や管理職の皆様は各部屋に参加するだけで全て見えますので誰が何を作業しているか、どんなやり取りが行われているかが自宅や移動中、レジャー中や飲み屋さんにいても確認出来ます。

まとめ

ゼロから始めるアナログ体制からの社内IT化やWEB化の手順と称しましてここまで第一段階のステップをご紹介させて戴きました。

「会社に来ないと仕事が出来ない」
「同じ場所に集まらないと仕事が進まない」

この状態を回避してあげる事で

・満員電車によるストレス激減で生産性アップ
・満員電車や人との接触によるコロナやインフル、風邪や怪我リスクの激減
・商談回数の増加
・家賃コスト削減
・交通費削減
・社内備品の購入コスト削減
・社長や管理職のフットワークが軽くなる事で新プロジェクト発足など

これだけの恩恵を受ける事が可能となりますので来月からでも是非進めてみてください。
もし設定が難しい、やり方がよく分からないというあなたさまはお気軽にご相談くださいませ。
リモートでも来社でも設定し動作確認まで代行させて戴きます。